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Les emails sur Effraie.org

Vous pouvez consulter vos emails sur le webmail : https://effraie.org/roundcube/ ou avec un client mail. La documentation qui suit est valable pour les deux options.

Cette page vise à la fois à vous permettre d'exploiter pleinement la boite mail fournie par effraie.org, et à garantir que vous la configuriez correctement, pour un bon fonctionnement et un usage respectueux des utilisateurs du serveur.

Il est vivement conseillé de commencer par explorer le webmail et de le configurer correctement en utilisant cette documentation. Vous pourrez ensuite utiliser un logiciel client, comme Thunderbird, en vous assurant de bien le configurer pour respecter les consignes données dans cette page


Se connecter

votre identifiant est votre adresse email complète (utilisateur@serveur.tld). Vous pouvez modifier votre mot de passe dans les préférences du webmail.


Configurer la corbeille

Vous devez configurer votre corbeille pour qu'a la connexion, celle-ci soit vidée par le serveur. Cela vous permettra de ne pas saturer le serveur, et de ne pas exploser votre quota.

Si vous n'utilisez que le webmail, cette options est automatiquement configurée. Si vous utilisez un cliend lourd, pensez à le configurer correctement!


Vérification des emails

Pour ne pas surcharger le serveur sous les requêtes, vous devez configurer votre client mail pour qu'il ne recherche pas les nouveaux messages trop souvent :

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Les dossiers spéciaux

Pour le bon fonctionnement de votre adresse email, cinq dossiers spéciaux sont créés automatiquement :

  • Messages reçus (INBOX)
  • Brouillons (Draft)
  • Messages envoyés (Sent)
  • Indésirables (Junk)
  • Corbeille (Trash)

Vous ne devez en aucun cas les modifier, sans quoi vous aurez des dysfonctionnements. Si vous avez fait une mauvaise manipulation, rendez vous dans préférences > dossiers spéciaux et assurez vous d'avoir la configuration ci-dessous :

Cette section est obsolète pour le webmail ces dossier sont désormais fixés.

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Si vous utilisez un client mail comme thunderbird, outlook ou evolution), assurez vous que ces même dossier sont correctement configurés. Dans evolution, le client mail du bureau GNU/Linux GNOME, vous devez avoir configuré votre boite en IMAP, et pas en IMAP+ pour le faire


Les dossiers ordinaires

Vous pouvez créer et utiliser autant de dossiers que vous le souhaitez sur votre boite email, pour trier ou archiver vos courriers. Ceux-ci peuvent être imbriqués les un dans les autres, ou non. Pour créer un nouveau dossier, rebndez vous dans les préférences > onglet “Dossiers”, et cliquez sur le + en bas de la colonne de gauche. La capture d'écran suivante illustre les possibilités :

direct&800 |

Le protocole IMAP permet de s'abonner, ou non, à un dossier d'une boite email. Dans le webmail, les dossier auxquels vous êtes abonnés sont cochés en bleu (voir la capture d'écran ci-dessus). Si un dossier n'apparaît pas, vérifiez bien que vous y êtes abonné!


Les quota

Pour mieux se partager le serveur, un système de quota à été mis en place. Il vous est facile de surveiller le niveau de remplissage de votre boite, en regardant en bas de la colonne de gauche :

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Un premier “avertissement” vous sera envoyé quand votre boîte mail atteindra 75% de sa capacité, puis aux franchissements des 80, 85, 90, 95, 97 et 99% de sa capacité. Pensez à faire le ménage!

Les emails d'avertissement auront la forme suivante :

avertissement

Cependant, si vous avez besoin d'un quota plus important, vous pouvez vous adresser à roots@listes.effraie.org


Gérer plusieurs identités

Certain(e)s utilisent plusieurs boites email, et souhaitent les rassembler en un seul lieu. C'est possible grâce à la gestion de différentes identités dans le webmail1)

Attention Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez être le propriétaire de toutes les boites mails que vous souhaitez utiliser. Par ailleurs, le fournisseur de la boite mail d'origine doit autoriser cette pratique, sinon, les mails que vous enverrez par ce moyen peuvent être considérés comme des spams par vos destinataires

  • Rediriger les emails vers votre boite sur effraie.org : cette étape se fait auprès du prestataire de la boite d'origine.

Par exemple, j'ai fait rediriger l'adresse que me fournis l'université vers mon adresse personnelle, sur l'interface de gestion de cette boite mail.

  • Ensuite, rendez vous dans Préférences > onglet “Identités”, et configurez votre nouvelle identité ainsi :
direct&800 |

Vous pourrez désormais sélectionner cette adresse au moment d'envoyer un nouvel email.


Filtrer ses emails

Le serveur utilise un protocole appelé SIEVE pour filtrer les emails, directement sur le serveur, ce qui a de nombreux avantages : votre boite principale peut être désengorgé, vous pouvez trier les emails dans des dossiers automatiquement (par exemple, les emails venant de untel vont dans le dossier UNTEL), configurer une réponse automatique quand vous êtes absent, ou filtrer les spams2).

Certains d'entre vous utilisent sans doute déjà des filtres, grâce à un client lourd, tel que Thunderbird. Ils peuvent continuer à faire ainsi. Cependant, nous leur conseillons de désactiver les filtres(y compris celui des spams) dans le client lourd, au profit de ceux du serveur : en effet, ainsi, leurs emails seront triés y compris quand ils consultent leur boite par le webmail.

Un exemple simple

Commençons par un exemple simple : Un filtre qui porte sur l'objet de l'email. Rendez vous dans Préférences > onglet “Filtres”, cliquez sur le + en bas de la colonne de gauche, et configurez votre filtre comme vous le souhaitez. La capture d'écran suivante illustre un tel filtre :

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Bien entendu, vous pouvez utiliser d'autre champs que l'objet de l'email : le destinataire et l'expéditeur, (A: et De:) sont couramment utilisés.

Filtrer en utilisant les en-tête de l'email

Vous pouvez également utiliser les en-tête de l'email que vous avez reçu pour créer des filtres plus efficaces. Pour cela, là où nous avons utilisé Objet dans l'exemple précédent, utilisez :

nolink |

Si vous cliquez sur le point d'interrogation bleu à côté du champ de saisie, vous accéderez à une liste d'en-têtes couramment utilisés, que vous pouvez cocher. Néanmoins, vous pouvez utiliser n'importe quel en-tête de l'email pour créer un filtre, vous n'avez qu'a remplir à la main le champs de saisie.

Ci dessous, une capture d'écran utilisée pour filtrer les email de la liste roots@listes.effraie.org :

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Obtenir les en-têtes et leur valeur

Il est inutile d'essayer de deviner quels en-têtes sont utilisé dans les emails que vous recevez : mieux vaut aller les lire directement. Pour cela, cliquez sur la petite flèche qui apparaît en-haut des emails, quand vous les lisez :

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Une boite va s'ouvrir, vous permettant de lire tout les en-tête et leurs valeurs, et de choisir ce qui vous convient pour votre filtre :

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Gestion collective des spams

Le serveur est équipé d'un filtre antispam particulièrement efficace, appelé spamassassin.
Ce système passe au crible tout les emails qui lui arrivent, et leur attribue un score en fonction de règles qui s'améliorent collaborativement 3).
Ensuite, il écrit ses résultats dans les en-têtes de l'email :

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  • X-Spam-Flag indique si le serveur considére le mail comme étant un spam ou non (YES/NO)
  • X-Spam-Score indique le score obtenu par l'email (il faut au moins 6,31 points)
  • X-Spam-Level simplifie le score en attribuant un nombre d'étoile (5 pour un X-Spam-Flag à YES,je crois)
  • X-Spam-Status détaille les règles utilisées pour attribuer ce score à l'email, et d'autres information techniques

Un filtre actif sur l'ensemble des boîtes mail du serveur vous débarasse automatiquement des emails indésirable, sans les rendre inaccessible pour autant :tout les email qui possèdent l'en-tête X-Spam-Flag: YES seront automatiquement classés dans le dossier Indésirable (Junk) de votre boîte email.

Améliorer la détection des spams

Bien que Spamassassin soit déjà très efficace, il est possible pour chacun des utilisateurs de contribuer à l'améliorer. Il suffit pour cela de notifier Spamassassin chaque fois qu'il a fait une erreur : qu'il classe un mail comme spam alors que c'est un mail légitime, ou qu'il laisse passer un spam sans le détecter.

Pour cela c'est très simple :

  • Si un spam non détecté arrive dans votre boite de réception, placez le simplement dans le dossier Indésirable de votre boite mail, en utilisant le bouton Marquer comme spam de votre client mail ou du webmail.
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  • Si un mail est classé dans le dossier Indésirable alors qu'il s'agit d'un mail légitime, sortez le simplement de ce dossier, par exemple en utilisant le bouton Ceci n'est pas un spam de votre client mail ou du webmail.
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ATTENTION Ce mécanisme ne doit être utilisé que pour les vrais spams. Ce que vous signalerez comme spam aura un impact sur la détection globale des spams pour tout les utilisateurs. Ne l'utilisez pas pour blacklister un utilisateur ou une mailing-list que vous ne voulez plus lire, mais dont vous ne pouvez ou ne voulez pas vous désinscrire, tout les autres utilisateurs seront affectés. Pour cela, utilisez les filtres


Configurer son client mail

Selon le client que vous utilisez, les noms des options peuvent changer un peu. Les infos ci-dessous devraient vous permettre de configurer votre client sans difficultés.

Mails entrants

  • Type de serveur : IMAP
  • Nom du serveur : effraie.org
  • Port : 993
  • Nom d'utilisateur : votre adresse mail complète.
  • Sécurité de la connexion : SSL
  • Méthode d'authentification : Mot de passe (PLAIN)

Mails sortants

  • Type de serveur : SMTP
  • Nom du serveur : effraie.org
  • Port : 587
  • Nom d'utilisateur : votre adresse mail complète.
  • Sécurité de la connexion : TLS (ou STARTTLS dans certains clients)
  • Méthode d'authentification : Mot de passe (PLAIN)

  • Si vous activez la relève automatique des messages (Vérifier les nouveaux messages tout les), mettez un intervalle de 10 minutes au minimum pour que votre client mail ne se connecte pas trop souvent.
  • Ne laisser pas la corbeille distante se remplir pour ne pas rapidement dépasser votre quota disque. Configurez votre client pour vider la corbeille quand vous quittez.

Ci dessous quelques capture d'écran qui illustrent cette configuration :

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1) Vous pouvez également faire la même chose dans un client lourd
2) la gestion des spams sur le serveur est en cours d'amélioration
3) avec l'aide d'autres serveurs email, et, si on le configure ainsi, en apprenant les messages que les utilisateurs indiquent comme étant du spam
doc/mail.txt · Dernière modification: 2013/10/05 12:07 par Mathieu R