Vous pouvez consulter vos emails sur le webmail : https://effraie.org/roundcube/ ou avec un client mail. La documentation qui suit est valable pour les deux options.

Cette page vise à la fois à vous permettre d'exploiter pleinement la boite mail fournie par effraie.org, et à garantir que vous la configuriez correctement, pour un bon fonctionnement et un usage respectueux des utilisateurs du serveur.

Il est vivement conseillé de commencer par explorer le webmail et de le configurer correctement en utilisant cette documentation. Vous pourrez ensuite utiliser un logiciel client, comme Thunderbird, en vous assurant de bien le configurer pour respecter les consignes données dans cette page

votre identifiant est votre adresse email complète (utilisateur@serveur.tld). Vous pouvez modifier votre mot de passe dans les préférences du webmail.

Vous devez configurer votre corbeille pour qu'a la connexion, celle-ci soit vidée par le serveur. Cela vous permettra de ne pas saturer le serveur, et de ne pas exploser votre quota.

Si vous n'utilisez que le webmail, cette options est automatiquement configurée. Si vous utilisez un cliend lourd, pensez à le configurer correctement!

Pour ne pas surcharger le serveur sous les requêtes, vous devez configurer votre client mail pour qu'il ne recherche pas les nouveaux messages trop souvent :

Pour le bon fonctionnement de votre adresse email, cinq dossiers spéciaux sont créés automatiquement :

• Messages reçus (INBOX)
• Brouillons (Draft)
• Messages envoyés (Sent)
• Indésirables (Junk)
• Corbeille (Trash)

Vous ne devez en aucun cas les modifier, sans quoi vous aurez des dysfonctionnements. Si vous avez fait une mauvaise manipulation, rendez vous dans préférences > dossiers spéciaux et assurez vous d'avoir la configuration ci-dessous :

Vous pouvez créer et utiliser autant de dossiers que vous le souhaitez sur votre boite email, pour trier ou archiver vos courriers. Ceux-ci peuvent être imbriqués les un dans les autres, ou non. Pour créer un nouveau dossier, rebndez vous dans les préférences > onglet “Dossiers”, et cliquez sur le + en bas de la colonne de gauche. La capture d'écran suivante illustre les possibilités :

Pour mieux se partager le serveur, un système de quota à été mis en place. Il vous est facile de surveiller le niveau de remplissage de votre boite, en regardant en bas de la colonne de gauche :

Les emails d'avertissement auront la forme suivante :

avertissement

From: NOREPLY@effraie.org
To: user@domain.tld
Subject: Votre boite mail est pleine (90%)
 
Votre boite mail est pleine à 90%+, et risque d'être bientôt incapable de recevoir du courrier.
Veuillez effacer des messages et vider la corbeille. 
En cas de besoin, vous pouvez contacter votre administrateur: roots@listes.effraie.org

Cependant, si vous avez besoin d'un quota plus important, vous pouvez vous adresser à roots@listes.effraie.org

• Rediriger les emails vers votre boite sur effraie.org : cette étape se fait auprès du prestataire de la boite d'origine.

• Ensuite, rendez vous dans Préférences > onglet “Identités”, et configurez votre nouvelle identité ainsi :

Vous pourrez désormais sélectionner cette adresse au moment d'envoyer un nouvel email.

Le serveur utilise un protocole appelé SIEVE pour filtrer les emails, directement sur le serveur, ce qui a de nombreux avantages : votre boite principale peut être désengorgé, vous pouvez trier les emails dans des dossiers automatiquement (par exemple, les emails venant de untel vont dans le dossier UNTEL), configurer une réponse automatique quand vous êtes absent, ou filtrer les spams²⁾.

Commençons par un exemple simple : Un filtre qui porte sur l'objet de l'email. Rendez vous dans Préférences > onglet “Filtres”, cliquez sur le + en bas de la colonne de gauche, et configurez votre filtre comme vous le souhaitez. La capture d'écran suivante illustre un tel filtre :

Bien entendu, vous pouvez utiliser d'autre champs que l'objet de l'email : le destinataire et l'expéditeur, (A: et De:) sont couramment utilisés.

Vous pouvez également utiliser les en-tête de l'email que vous avez reçu pour créer des filtres plus efficaces. Pour cela, là où nous avons utilisé Objet dans l'exemple précédent, utilisez :

Ci dessous, une capture d'écran utilisée pour filtrer les email de la liste roots@listes.effraie.org :

Il est inutile d'essayer de deviner quels en-têtes sont utilisé dans les emails que vous recevez : mieux vaut aller les lire directement. Pour cela, cliquez sur la petite flèche qui apparaît en-haut des emails, quand vous les lisez :

Une boite va s'ouvrir, vous permettant de lire tout les en-tête et leurs valeurs, et de choisir ce qui vous convient pour votre filtre :

Le serveur est équipé d'un filtre antispam particulièrement efficace, appelé spamassassin.
Ce système passe au crible tout les emails qui lui arrivent, et leur attribue un score en fonction de règles qui s'améliorent collaborativement ³⁾.
Ensuite, il écrit ses résultats dans les en-têtes de l'email :

• X-Spam-Flag indique si le serveur considére le mail comme étant un spam ou non (YES/NO)
• X-Spam-Score indique le score obtenu par l'email (il faut au moins 6,31 points)
• X-Spam-Level simplifie le score en attribuant un nombre d'étoile (5 pour un X-Spam-Flag à YES,je crois)
• X-Spam-Status détaille les règles utilisées pour attribuer ce score à l'email, et d'autres information techniques

Bien que Spamassassin soit déjà très efficace, il est possible pour chacun des utilisateurs de contribuer à l'améliorer. Il suffit pour cela de notifier Spamassassin chaque fois qu'il a fait une erreur : qu'il classe un mail comme spam alors que c'est un mail légitime, ou qu'il laisse passer un spam sans le détecter.

Pour cela c'est très simple :

• Si un spam non détecté arrive dans votre boite de réception, placez le simplement dans le dossier Indésirable de votre boite mail, en utilisant le bouton Marquer comme spam de votre client mail ou du webmail.

• Si un mail est classé dans le dossier Indésirable alors qu'il s'agit d'un mail légitime, sortez le simplement de ce dossier, par exemple en utilisant le bouton Ceci n'est pas un spam de votre client mail ou du webmail.

• Type de serveur : IMAP
• Nom du serveur : effraie.org
• Port : 993
• Nom d'utilisateur : votre adresse mail complète.
• Sécurité de la connexion : SSL
• Méthode d'authentification : Mot de passe (PLAIN)

• Type de serveur : SMTP
• Nom du serveur : effraie.org
• Port : 587
• Nom d'utilisateur : votre adresse mail complète.
• Sécurité de la connexion : TLS (ou STARTTLS dans certains clients)
• Méthode d'authentification : Mot de passe (PLAIN)

Ci dessous quelques capture d'écran qui illustrent cette configuration :